So sánh Microsoft Teams và Zoom cho tổ chức/cá nhân làm việc tại nhà

Ngạc Thùy Dương

4 năm trước

5/5 - (2 bình chọn)

Tình trạng buộc phải làm việc tại nhà đang trở nên phổ biến trong thời điểm hiện tại. Cũng như cách thức làm việc trực tuyến cũng là một trong những xu hướng của xã hội tương lai. Có được điều này đều nhờ vào sự phát triển của công nghệ cao và điển hình nhất là các phần mềm hội nghị trực tuyến. Trong số nhiều phần mềm loại này, các tổ chức và cá nhân hiện nay đang tập trung lựa chọn của mình vào Microsoft Teams và Zoom. Vậy hai phần mềm này có những đặc điểm và mang đến lợi ích nào cho công việc tại nhà của mọi người. Bài viết này sẽ đưa ra so sánh tổng quan về Microsoft Teams và Zoom.

Contents

Microsoft Teams và Zoom là gì ?

Trước hết đây đều là hai phần mềm được phát triển thuộc thế hệ mới nhất trong số các nền tảng trò chuyện nhóm trực tuyến. Điều này dựa vào điện toán đám mây đã phát triển nhanh chóng và cải tiến thêm nhiều tính năng ngày càng ấn tượng hơn. Từ đó hai ứng dụng thu thập được một lượng lớn người dùng hiện nay. Với môi trường cạnh tranh công nghệ, việc tạo ra kịch bản người dùng cuối cho cá nhân và tổ chức của hai phần mềm này sẽ càng bùng nổ trong những năm tới. Sau đây chúng ta sẽ có cái nhìn cơ bản hơn về từng phần mềm.

Microsoft Teams

Đây là phần mềm của Microsoft với chức năng mang đến sự hợp tác toàn diện cho công việc nhóm của người dùng. Việc này có được nhờ nền tảng truyền thông hợp nhất các chức năng cuộc họp trực tuyến, trò chuyện, cuộc gọi, chia sẻ dữ liệu và tích hợp Office 365. Toàn bộ điều này đem đến một không gian làm việc trực tuyến chung cho toàn bộ các thành viên của nhóm/tổ chức.

Zoom

Đây là phần mềm có chức năng truyền thông video mang đến sự hợp nhất về liên lạc chung giữa các người dùng. Điều này có được nhờ đám mây cho các chức năng bao gồm hội nghị video, cuộc gọi, trò chuyện, cộng tác và chia sẻ dữ liệu đến toàn bộ các điểm cuối.

Xem thêm: Thiết kế Website Chuẩn SEO cùng Lamvt với 10 bước đạt 12 tiêu chí

So sánh các đặc tính của Microsoft Teams và Zoom

Chúng ta đều hiểu rõ rằng hai phần mềm này đang cạnh tranh mạnh nhất với nhau về cách mà mỗi bên cung cấp bộ dịch vụ hội nghị trực tuyến. Bao gồm hệ thống phòng và cuộc gọi. Nếu phân tích sâu hơn, những điều cần xem xét cho mục tiêu hoạt động hiệu quả nhất của phần mềm đối với công việc tại nhà của mọi người. Thì chúng ta cần tìm hiểu và so sánh về từng mục sau.

Đặc tính hoạt động

Về cơ bản chức năng hoạt động của Microsoft Teams và Zoom đều cho phép họp trực tuyến, trò chuyện, cuộc gọi, chia sẻ màn hình, chia sẻ tệp. Tuy vậy cũng có sự khác biệt đối với mỗi phần mềm.

Microsoft Teams

Đó là sự tích hợp của các nhóm người dùng với các ứng dụng Office 365 trong cùng phần mềm này. Từ đó giúp Microsoft Team là một không gian hoạt động chung cho nhiều tổ chức/ nhóm khác nhau. Điều này cho phép việc cộng tác, chia sẻ, sao lưu hay tìm kiếm dữ trở nên liền mạch, dễ dàng cho người dùng trong cùng một nền tảng chung. Đây là ưu điểm vượt trội của phần mềm so với toàn bộ các sản phẩm cùng loại.

Zoom

Ở trường hợp của Zoom không có ứng dụng văn phòng tự thân mà là sự hợp tác cùng sử dụng các ứng dụng văn phòng của Slack. Từ đó phần mềm mới này sẽ không ngừng được kế thừa và phát triển một bộ chức năng khá đặc sắc cho người dùng.

Giao diện và trải nghiệm người dùng

Hai vấn đề về thiết kế UI/UX của từng phần mềm có thể được nhận xét bởi số đông người dùng như sau.

Zoom: Đây là một thế mạnh của phần mềm này. Giao diện đơn giản mang đến sự tiện dụng cho người dùng. Đặc biệt là sự dễ dàng cho người mới bắt đầu.
Microsoft Teams: Phần mềm này có thể khó khăn cho người dùng mới về cách nắm bắt tương tác giữa các kênh, các nhóm. Và người dùng cần sử dụng thành tạo các ứng dụng Office 360 được tích hợp. Tuy nhiên khi đã thao tác quen thì toàn bộ điều này cũng sẽ không gây trở ngại gì nữa.

Hệ thống phòng

Microsoft Teams và Zoom đều có một hệ thống phòng kết nối giữa người dùng với nơi họp chung. Hai bên cùng đưa ra cách thức quản lý thiết bị truy cập, nâng cấp cảm ứng, trải nghiệm với thiết bị di động, hỗ trợ chia phòng màn hình kép. Riêng với Zoom có thêm đếm số lượng thành viên và có kèm chứng nhận bên tích hợp và bên cung cấp phần mềm. Còn Microsoft Teams thì chứng nhận các giải pháp phần cứng.

Cuộc gọi

Đối với các phần mềm hội nghị trực tuyến, một phần đặc biệt quan trọng là chức năng cuộc gọi. Và ở Microsoft Team hay Zoom thì chức năng này cụ thể như sau.

Microsoft Teams có Microsoft Phone System và Calling Call hoặc Microsoft Phone System với Direct Routing. Phần mềm này sử dụng ID của người dùng, số điện thoại từ Microsoft với việc đợi, tiếp nhận tự động tới các điểm kết nối đầu cuối.
Zoom có Zoom Phone với hệ thống điện thoại đám mây có khả năng định tuyến, quản lý cuộc gọi thông minh, tương tác cùng những điểm kết nối đầu cuối như Polycom và Yealink. Các danh mục gồm có thư thoại, lịch sử cuộc gọi, quay số cá nhân, ghi âm cuộc gọi. Phần mềm này còn sử dụng dịch vụ PSTN.

Hai phần mềm đều có các ứng dụng cuộc gọi cho thiết bị để bàn lẫn thiết bị di động.

Tích hợp

Đây cũng là phần cần đặc biệt quan tâm với các phần mềm hội nghị trực tuyến hiện nay. Đối với nhiều người dùng thường có xu hướng tìm kiếm các ứng dụng tích hợp và tiện ích mở rộng. Người dùng sử dụng chúng khi ở trong nền tảng có thể mang đến hiệu quả cao cho sử lý công việc. Chi tiết của hạng mục này ở Microsoft Teams và Zoom như sau.

Microsoft Teams: Điểm nổi bật hàng đầu của phần mềm này chính là sự tích hợp chặt chẽ các ứng dụng Office 365. Ngoài ra còn thêm hơn 70 tiện ích khác được phát triển bởi chính Microsoft bao gồm khảo sát, thời tiết, tin tức…
Zoom: Phần mềm này tuy không có các ứng dụng và tiện ích tự thân. Nhưng đã đề cập ở trên phần mềm được tích hợp với các ứng dụng của những nền tảng khác ví dụ như Slack hay chính Office 365 của Microsoft…

Bảo mật

Đối với các tổ chức bắt buộc phải cùng nhau làm việc từ xa mà không thể tập trung trong ở một vị trí ngoài không gian thực. Vấn đề bảo mật thông tin nội bộ tránh bị rò rỉ cho bên ngoài, đặc biệt là phía cạnh tranh là hết sức quan trọng. Điều này ảnh hưởng sống còn đến hoạt động của tổ chức. Do đó yếu tố bảo mật của các phần mềm họp trực tuyến là điều người dùng không thể bỏ qua. Trong đó với Microsoft Teams và Zoom hiện nay đang có sự khác biệt lớn về vấn đề này.

Microsoft Teams

Phần mềm này sở hữu các chức năng bảo mật nâng cao giúp bảo vệ an toàn dữ liệu của người dùng. Bao gồm gồm ngăn mất dữ liệu, hàng rào thông tin, chính sách duy trì, tạm giữ vì lý do pháp lý, cùng nhiều chức năng khác. Từ đó dễ dàng kiểm soát các Nhóm với sự tuân thủ chính sách bảo mật thông tin của nhiều quốc gia trên thế giới.

Zoom

Hiện nay phần mềm này đang bộc lộ một số lỗ hổng bảo mật liên quan đến việc thiếu mã hóa đầu cuối. Từ đó dẫn đến việc có thể bị rò rỉ thông tin và tạo cơ hội cho bên ngoài thâm nhập vào cuộc họp một cách lén lút hoặc công khai. Do vậy khi phần mềm chưa được cải tiến vấn đề bảo mật hiệu quả thì một số quốc gia và tập đoàn lớn hiện nay đang ngừng hoặc khuyến cáo hạn chế người dùng. Trong trường hợp người dùng muốn nâng cao tối đa khả năng bảo mật của Zoom thì có thể áp dụng 4 biện pháp sau.

Luôn cập nhật phiên bản mới nhất từ trang chủ chính hãng tránh những việc tải từ các trang có yếu tố giả mạo. Điều này dễ dẫn đến bị hack tài khoản và lấy cắp dữ liệu.
Sử dụng mật khẩu có đánh giá càng mạnh càng tốt với độ khó cao để tránh bị bên ngoài rò ra và đột nhập vào cuộc họp.
Kích hoạt tính năng “Phòng chờ – Waiting room” giúp kiểm soát thành viên ra vào trong cuộc họp.
Quản lý chức năng “Chia sẻ màn hình”. Điều này cho phép chủ phòng kiểm soát việc chia sẻ nội dung trong cuộc họp với người dùng. Và người dùng cũng phải thiết lập cài đặt đồng bộ.

Giá thành

Microsoft Teams và Zoom đều có bản miễn phí cho người dùng.

Bản miễn phí của Microsoft Teams: Bản này gồm các cuộc họp chung, cuộc gọi, chia sẻ hạn chế. Hai phần bị thiếu gồm có công cụ quản lý và hỗ trợ của Microsoft.
Bản miễn phí của Zoom: Bản này cho phép tối đa 100 người dùng cùng tham gia trong 40 phút và không giới hạn với 1/1.

Muốn sử dụng các tính năng đầy đủ nhất của hai phiên bản này thì người dùng cần nâng cấp nên các bản có thu phí. Bao gồm gói Premium của Microsoft Teams có giá thấp hơn đôi chút so với gói Pro của Zoom. Và hai bên đều có gói doanh nghiệp với giá thành ngang nhau.

Xem thêm:

Kết luận

Khi làm việc tại nhà cho một tổ chức nào đó, việc không thể thiếu với mọi người là chọn lựa phần mềm hội nghị trực tuyến hiệu quả. Điều này cũng đồng thời mang đến lợi ích to lớn cho hoạt động thành công của tổ chức đó. Bởi vậy tùy vào yêu cầu của quy mô thường thấy cuộc họp và các phần nghiệp vụ cần triển khai trong đó. Mà hai bên cá nhân và tổ chức nên cùng nhau thống nhất lựa chọn ra một phần mềm phù hợp nhất.

Hiện nay nổi bật nên hai phần mềm Microsoft Teams và Zoom là có tính năng vượt trội và được nhiều người lựa chọn nhất. Trong nhiều trường hợp việc kết hợp hai là giải pháp linh hoạt mang đến lợi ích tốt hơn hẳn là chỉ sử dụng một loại riêng biệt. Hy vọng bài viết này đã cung cấp được những thông tin hữu ích cho việc lựa chọn hiệu quả, đáp ứng giải quyết hoàn hảo cho công việc của mọi người.

Nếu mọi người quan tâm về các ứng dụng của công nghệ thông tin vào đời sống cũng như công việc. Hay mọi người có nhu cầu sử dụng các dịch vụ thiết kế web và Content Marketing. Xin mời đến với lamvt.vn, đây chính là địa chỉ cực kỳ hữu ích cho mọi người. Tại có siêu dữ liệu về nhiều mảng khác nhau hỗ trợ hiệu quả công việc kinh doanh trong thời đại số. Đội ngũ tinh anh của LAMVT Group cung cấp những trang web với sự thiết kế, vận hành, bảo trì, nâng cấp kèm những chiến dịch SEO cực kỳ hiệu quả.

Xem thêm: